Guía
#4 Expresiones
Construcción de EXPRESIONES en Access.
Como hemos visto en los
tipos de datos que soporta Access existen ciertas propiedades tal que la Regla
de Validación que se han de cumplir para que el dato sea correcto. Además de
estas reglas de validación a la hora de efectuar un filtro sobre un formulario
o un criterio sobre una consulta deberemos especificar una EXPRESION que deberá
ser validada para obtener los resultados.
Para poder construir
expresiones disponemos de una serie de operadores que a continuación pasamos a
describir:
Operadores
Aritméticos:
Ø + :
Suma
Ø - :
Resta
Ø * :
Multiplicación
Ø / :
División
Ø \ :
División entera.
Ø ^:
Elevado a
Ø mod
: Resto de un número
Operadores
de “Comparación”:
Ø <
: Menor que
Ø >
: Mayor que
Ø <=
: Menor o igual que
Ø >=
: Mayor o igual que
Ø = :
Igual
Ø EN(IN):
Determina si un valor es igual a los valores de una lista.
Ø Ejemplo:
regla validación para campo IVA –> in (7,16,28).
Ø ENTRE(BETWEEN):
Determina si valor está comprendido entre rango de valores. Ejemplo: regla
validación para campo edad –> ENTRE(18 y 26). La edad tendrá que estar
comprendida entre 18 y 26.
Ø COMO(LIKE):
Comprueba que un campo texto o memo coincide con un modelo determinado. Con
este operador se podrán utilizar los siguientes comodines:
Ø *:
Sustituye cualquier patrón de caracteres. Ejemplo: “Car*”, “C*”. Se buscarían
los que empezasen por Car o por C, respectivamente. Se utiliza para definir
caracteres iniciales, finales, o cadenas incluidas en otras que no coinciden
con ninguno de los caracteres del modelo.
Ø ?:
Sustituye carácter por cualquiera. Ejemplo: “C?a”. Se buscarán cadenas que
contengan como primera letra la ‘C’, como tercera la ‘a’, y la segunda podrá
ser cualquiera.
Ø #:
Este comodín especifica que podrá ser cualquier número.
Ø ES
NULO(Is Null): Se validará si campo contienen valor NULO. Un campo tiene valor
nulo cuando no se ha especificado ningún valor para él. En caso contrario aun
siendo de longitud 0 ya no es valor nulo.
Operadores
LOGICOS:
Ø Y
(AND): Utilizado para “unir” varias expresiones simples. Se deberán cumplir
todas para que se valide la regla o criterio especificado.
Ø Ejemplo:
edad >= 16 Y sexo=”M”. Se deberá cumplir que la edad sea mayor de 16 y el
sexo sea M. Si no se cumpliera cualquiera de las dos, no se validaría
expresión.
Ø O (OR):
Utilizado para “unir” varias expresiones simples. La expresión conjunta se
validará siempre que se cumpla alguna de ellas. Con el ejemplo anterior
edad>= 16 O sexo=”M”, con que se cumpla una de las dos la expresión se
evaluará como cierta.
Ø NEGADO
(NOT): Se evalúa a cierto si no se verifica la expresión simple que contiene.
Expresiones Simples:
Ø Edad
>= 26
Ø Fechaingreso
entre 16-10-1999 y 21-11-1999
Ø Sexo=”M”
Pagado=Sí
Expresiones
compuestas:
Ø Edad>16
y pagado=Sí
Ø (Edad>16
y pagado=Sí) O fechaingreso in (12-10-1999,16-11-1999)
Ø negado(edad>=16
y pagado=Sí)
Actividad:
Observa la siguiente tabla.
|
Nombre del campo |
Tipo de datos |
Tamaño |
|
NIP_EMPLEADO |
Numero |
Entero
largo |
|
NOMBRES |
Texto corto |
25 |
|
APELLIDOS |
Texto corto |
25 |
|
SEXO |
Si/No |
|
|
DIRECCIÓN |
Texto corto |
25 |
|
TELEFONO |
Texto corto |
11 |
|
BARRIO |
Texto corto |
11 |
|
FECHA_NACIMIENTO |
Fecha/Hora |
Fecha corta |
|
FECHA_INGRESO |
Fecha/Hora |
Fecha corta |
|
NHT |
Número |
Entero
largo |
|
VHT |
Numero |
Entero
largo |
1. Crear la tabla que se
muestra y guárdala con el nombre de EMPLEADOS.
2. En el campo NIP_EMPLEADO
debes poner una regla de validación para que no permita ingresar valores
negativos o cero. En caso de que se
ingresen, se debe mostrar el mensaje “Sólo se permiten valores mayores a 0”.
3. En los campos NOMBRES,
APELLIDOS, DIRECCION, ACUDIENTE1 debes poner una regla de validación para
que no permita dejarlos vacíos. Además,
toda la información ingresada debe subirse a mayúscula automáticamente.
4. En el campo BARRIO
debes poner una regla de validación para que sólo permita ingresar los barrios PICACHO,
PROGRESAR1, 12 DE OCTUBRE O PARIS.
En caso de que sea un barrio diferente, se debe mostrar el mensaje “Los
barrios que puedes ingresar son PICACHO, PROGRESAR1, 12 DE OCTUBRE O PARIS”. El sistema debe subir a mayúscula
automáticamente el valor ingresado.
5. Para el campo NHT debes
poner una regla de validación para que sólo permita ingresar valores mayores o
iguales a cero. Para el campo VHT debes
poner una regla de validación para que sólo permita ingresar valores mayores o
iguales a 3.658. En caso de que se
ingresen valores distintos, se debe mostrar el mensaje un mensaje de error e
indicar a partir de que valores debe digitar en dicho campo
6. Para los campos FECHA_NACIMIENTO
y FECHA_INGRESO el formato debe ser “fecha corta”. Adicional, debes poner una regla de
validación para que el campo FECHA_INGRESO sea mayor al campo FECHA_NACIMIENTO. En caso de que se ingrese una fecha menor o
igual a la fecha de nacimiento, se debe mostrar el mensaje “La fecha de
ingreso debe ser mayor a la de su nacimiento”. El valor por defecto para ambas fechas, debe
ser la fecha actual del sistema.
7. Llene 5 registros.
8. Crea expresiones que
permitan:
a.
Calcular
el Salario Básico el cual resultará de multiplicar valor hora trabajada por el
número de horas trabajadas.
b.
Calcular
las deducciones para cada empleado.
Estas equivalen al 8 por ciento del Salario Básico.
c.
Calcular
la edad del empleado
d.
Calcular
cuantos días ha laborado a la fecha de hoy
e.
Cuantos años
tiene a la fecha de hoy
Notas:
1. Para los que trabajan desde la virtualidad, deben
ingresar a Access y abrir la base de datos llamada guia3.accdb. Dentro de dicha base de datos deben crear una
tabla llamada ESTUDIANTES y configurarla de acuerdo a lo establecido en
los puntos del 2 al 7. Luego dentro de
la misma base de datos deben crear las expresiones que se solicitan en el
numeral 8. Envía la base de datos al
correo profecanotics@gmail.com
2. Para los que trabajan desde los módulos deben
dibujar físicamente la tabla. Deben
anexar una columna llamada REGLA DE VALIDACION y escribir allí la regla de
validación que debe llevar el campo.
Esto lo haces para los numerales del 2 al 7. Luego debes crear otro cuadro donde aparezca
el nombre que le darás a la expresión y la expresión que se solicita crear en
cada uno de los ítems del numeral 8.
|
Nombre para la
expresión |
Expresión |
|
Comisión |
SALBAS*3/100 |
3. Se recomienda usar un cuaderno u hojas. Si es en hojas, es aconsejable que vaya
guardando los trabajos en una carpeta porque serán requeridos en actividades
posteriores. Deben enviar evidencia de
lo trabajado. Por favor, sea muy
creativo(a).
Bibliografía:
https://concepto.de/base-de-datos/
https://si.ua.es/es/documentos/documentacion/office/access/teoria-de-bases-de-datos.pdf
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Guía
#3 Tipos de campo
Tipos de Datos en Microsoft Access
Hemos visto que para
almacenar los datos de nuestra organización utilizaremos las tablas.
Una tabla estará compuesta por una serie de campos que contendrán un
tipo determinado de valores con una longitud, y estos pueden ser:
Texto: Este tipo de campo
se usa cuando el campo va a contener caracteres de una extensión más o menos
fijas (apellidos, nombre, direcciones, poblaciones, cualquier tipo de
descripción …) y también se utilizan cuando se mezclan letras y números tal que
en NIF, CIF, … Su longitud predeterminada es de 50 caracteres. Almacena
cualquier carácter pudiendo ser de hasta 255 caracteres o con la longitud
establecida en la propiedad Tamaño del Campo.
Propiedades de un campo texto:
•
Tamaño del Campo: Valor numérico que
especifica la longitud del campo. No se permitirá la introducción de mayor
número de caracteres para ese campo.
•
Formato: Permite especificar la forma en que
se presentarán los datos. Es posible
crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos.
• Máscara
de Entrada: Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a un
formato determinado. Puede definir una máscara de entrada mediante los
siguientes caracteres:
El
establecimiento de la propiedad MáscaraDeEntrada a la palabra "Contraseña”
Crea un control de entrada de contraseña. Cualquier carácter introducido en el
control se almacena como el carácter, pero se muestra como un asterisco (*). Se
utilizará la máscara de entrada de Contraseña para impedir que se muestren los
caracteres escritos en la pantalla.
Como ejemplos podemos citar:
•
Título:
Especifica el nombre que se utilizará en Formularios e Informes para ese
campo.
•
Valor Predeterminado: Valor que tomará el
campo por omisión al agregar un nuevo registro a la tabla.
•
Regla de Validación: Determina las
condiciones que debe cumplir el dato que se pretende introducir en el campo
para ser aceptado. Podríamos decir que un valor esté entre un determinado rango
de valores, o que sea mayor que el valor de otro campo, …, es decir se evaluará
una expresión que, si su resultado es cierto, el campo introducido tendrá un
valor correcto.
•
Texto de Validación: Texto que se mostrará si
no se pasa la Regla de Validación especificada en la propiedad anterior.
•
Requerido: Indica que es obligatorio
introducir un dato en el campo.
•
Permitir Longitud cero: Permite que se
guarden cadenas de longitud 0 en el campo, es decir, permite valores “”.
•
Indexado: Determina si este campo será un
índice de la tabla (para acelerar las búsquedas).
•
Memo:
Este
tipo se utiliza cuando no se sabe la longitud que tendrá el campo, es decir,
notas al efecto, comentarios, observaciones, … Tendrá una longitud máxima de
65535 caracteres. Las propiedades inherentes a este tipo de dato son Formato,
Titulo, Valor Predeterminado, Regla de Validación, Texto de Validación,
Requerido y Permitir Longitud cero, y la explicación de éstas coincide con las
explicadas para el campo Texto.
•
Numérico:
Este
tipo está pensado para incluir aquellos números con los que se vayan a efectuar
cálculos (cantidades). Por ejemplo, el Código Postal se suele especificar como
Texto ya que sobre él no se efectúan cálculos. Permite la representación de
dígitos del 0 al 9 y combinación de ellos.
Con él podríamos representar información tal que ingresos, gastos,
sueldos, edades, …
Propiedades
de un campo Numérico:
•
Tamaño del Campo: Número máximo de datos que
puede almacenar en un campo.
|
Configuración |
Descripción |
|
Byte |
Almacena números
entre 0 y 255 (sin fracciones). |
|
Entero |
Almacena
números entre –32768 y 32767 (sin fracciones). |
|
Entero
Largo |
Almacena
números entre –2147483648 y 2147483648 (sin fracciones). |
|
Simple
|
Número
de coma flotante de 4 bytes que contiene valores que van desde –3,4 x 1038
hasta 3,4x1038. |
|
Doble
|
Número
de coma flotante de 8 bytes que contiene valores que abarcan entre –1797x10308
y 1797x10308. |
|
ID
de réplica |
Identificador
único global de 16 bytes (GUID). |
•
Formato: Establece forma en que los datos
serán presentados. No se cambia la manera en que se almacenan los datos, pero
sí se influye en la manera de visualizarlos.
|
Configuración |
Descripción |
|
Numérico
General |
Es
el valor predeterminado (sin puntos ni símbolos de monedas; los lugares
decimales mostrados dependen de la precisión de los datos. Presenta el número
tal y como se introdujo. |
|
Moneda
|
Usa
el separador de millares y la moneda (el tipo de moneda depende de la
configuración de Windows/Configuración Regional). Por defecto los Lugares Decimales son 2, y
podrá ser modificado. |
|
Fijo
|
Presenta
por lo menos un dígito. La configuración de la propiedad lugares decimales es
2, siendo posible alterarla. |
|
Estándar
|
Utiliza
el separador de miles, siendo los lugares decimales predeterminados, 2. |
|
Porcentaje
|
Multiplica
el valor por 100 agregando un signo de porcentaje. Los lugares decimales por
defecto son 2. |
|
Científico
|
Usa
la notación científica estándar, es decir, si se introdujese 1000, se
visualizaría 1,00E+03. |
También se pueden crear
formatos numéricos de usuario usando estos códigos:
|
Carácter |
|
Indicación |
|
,
|
|
Separador
Decimal |
|
.
|
|
Separador
de Millares |
|
0 |
|
Marcador
de dígitos. Muestra el dígito o el 0. |
|
# |
|
Marcador
de Dígitos. Muestra el dígito o nada. |
|
$ |
|
Muestra
el carácter literal ‘$’. |
|
%
|
|
Valor
se multiplica por 100 y se agrega símbolo de porcentaje. |
|
E-
o e- |
|
Notación
científica con exponentes negativos. |
|
E+
o e+ |
|
Notación
científica con exponentes positivos. |
•
Lugares Decimales: Para los tipos de datos
numérico y moneda, podemos especificar el número de lugares decimales
visualizados por Access.
Predeterminadamente Access controla estos lugares Automáticamente, pero
permite especificar una precisión de 0 a 15.
•
Máscara de Entrada: Obliga a que los datos
introducidos en un campo se ajusten a un formato determinado. Los caracteres utilizables coinciden con los
especificados para máscaras de entrada para tipo de datos texto.
Las
propiedades Título, Regla de Validación, Texto de Validación, Requerido e
Indexado ya fueron explicadas anteriormente para el tipo de dato texto, y su
aplicación es exacta en este tipo de dato.
•
Fecha/Hora:
Almacena fechas y horas en diferentes formatos (fechas de nacimiento, de
compra, hora de compra, …, hora salida, hora llegada, …). Las únicas propiedades que varían en función
del tipo de dato respecto de los anteriores son:
•
Formato: Los diferentes formatos son
|
Configuración |
Descripción |
|
Fecha
General |
Valor
Predeterminado: |
|
|
En
EEUU: mm/dd/aa hh:mm:ss AM/PM |
|
|
En
UK: dd/mm/aa hh:mm:ss |
|
Fecha
Larga |
Miércoles,
15 de diciembre de 1999 |
|
Fecha
Mediana |
15-Dic-99
|
|
Fecha
corta |
15/12/99
|
|
Hora
Larga |
5:30:20 PM |
|
Hora
media |
5:30 PM |
|
Hora
Corta |
17:30 |
•
Moneda:
Se
utiliza para cantidades numéricas que son monetarias, es decir, campos tales
que importe, precio, totales a pagar, … Tiene las mismas propiedades que los
campos Numéricos.
•
Autonumérico: El
tipo de datos Autonumérico es un tipo especial de datos, ya que Access
incrementa su valor de manera automática cada vez que se añade un nuevo
registro a la tabla. Las propiedades de este tipo son Tamaño del Campo, Formato,
Título, Indexado que son comunes a las explicadas para los otros tipos, pero la
importante aquí es la propiedad Nuevos Valores (que podrá ser Incrementalmente
si los valores se van añadiendo en secuencia 1 a 1, o Aleatoriamente, el cual
para cada nuevo registro le otorgará un valor aleatorio al campo de este tipo).
•
Sí/No:
Son
campos lógicos que sólo pueden representar 2 estados: Sí/No, Activado o
Desactivado, Verdadero o Falso. Los formatos podrán ser Sí/No,
Activado/Desactivado, Verdadero/Falso.
El resto de propiedades se tratan al igual que los anteriores.
•
Objeto
OLE: Este tipo de datos se emplea para la vinculación,
incrustación de objetos en tablas, formularios e informes. Sus únicas
propiedades son Título y Requerido. Para insertar un objeto, desde campo de
formulario u hoja de datos, botón derecho e Insertar Objeto.
•
Hipervínculo:
Está
relacionado con la inclusión de vínculos sobre archivos y direcciones de
páginas web, así como a direcciones de correo electrónico, servidores FTP,
gopher, …, es decir, acceso a cualquier URL.
•
Asistente
para Búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir
esta opción se inicia el asistente para búsquedas, que permite la creación de
campos de búsqueda.
Actividad:
1. En la actividad 1, se solicitó crear una tabla
con 15 productos. Ahora vas a crear un
cuadro donde aparezca el nombre del campo, el tipo de dato y el tamaño para
cada una de las columnas que usó en esa actividad como se muestra en la imagen.
2. Para los campos tipo texto, toda la
información debe subirse a mayúscula.
Para los campos tipo numérico, los campos deben mostrar separación para
miles y un número decimal. Por ejemplo,
si es un salario debe mostrarse 1,678.418.0
Notas:
1. Para los que trabajan desde la virtualidad, deben
ingresar a Access y crear una base de datos llamada guia3.accdb. Dentro de dicha base de datos deben crear una
tabla llamada guia3 y configurarla de acuerdo a lo establecido en los puntos 1
y 2. Enviar la base de datos al correo profecanotics@gmail.com
2. Para los que trabajan desde los módulos deben
dibujar físicamente el cuadro que se solicita en el punto 1. Luego deben crear otro cuadro donde se
muestre el nombre del campo y el formato o máscara de entrada que va a aplicar. Se recomienda usar un cuaderno u hojas. Si es en hojas, es aconsejable que vaya
guardando los trabajos en una carpeta porque serán requeridos en actividades
posteriores. Deben enviar evidencia de
lo trabajado. Por favor, sea muy
creativo(a).
Guía
#2 Access y las Bases de Datos
Access no es una base de
datos es un sistema gestor de bases de datos que se apoya sobre motor de Bases
de Datos MOTORJET que es el encargado de interactuar con la base de datos
(entiende cómo acceder a la información y manipularla), sirviendo a Access la información
que necesite para que éste último interactúe con el usuario.
Las
bases de datos que utiliza Access tienen la extensión ACCDB (por ejemplo,
registro.accdb, fabrica.accdb, etc.)
Como ya dijimos antes la base de datos no sólo contendrá las tablas, sino que también contendrá los diferentes objetos necesarios para manipular información.
Estrictamente hablando, una
base de datos es una colección de información relacionada con un asunto, tema o
actividad específicos. Por ejemplo, la guía de teléfonos es una base de datos,
así como su agenda o el catálogo de tarjetas de una biblioteca. En Microsoft
Access, es posible almacenar información, pero se pueden hacer muchas más
cosas. Por ejemplo, si mantiene una lista con todo el personal de la
Universidad de Alicante, puede:
ü Imprimir
una lista de todos aquellos empleados que cumplan una determinada condición.
ü Ordenar
los empleados por el centro o departamento al que pertenecen.
ü Crear
un sencillo formulario de introducción de registros para que, cualquiera pueda
utilizarlo sin ningún tipo de problema.
Access es un potente sistema de administración de bases de datos relacionales. Las bases de datos de Access son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos especializados. Lo primero que hay que hacer es crear un archivo para la base de datos. Dicho archivo contiene todo lo que se cree para la base de datos, no sólo los datos sino también los formularios personalizados y los índices.
Tablas:
El núcleo de cualquier base
de datos son sus tablas. Todos los datos que vayamos introduciendo en la base
de datos se irán almacenando en la tabla o tablas correspondientes.
Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de los que se compone la
base de datos, así por ejemplo tendríamos tablas para personal, centros,
registros, … en la que nos interesa tener almacenada información diversa
relacionada con estos conceptos como puede ser nombre, extensión telefónica,
años de antigüedad, email para personal; dirección postal, nombre del director,
teléfono para centro; fecha de entrada/salida, cargo para los registros; etc.
La apariencia física de una
tabla en Access es cómo una hoja de cálculo, donde la información podemos verla
distribuida en filas, columnas y celdas. Las filas o Registros almacenan toda
la información perteneciente a un elemento de la tabla (por ejemplo, un
centro). Las columnas o Campos contienen la información relativa a un
determinado tipo de información dentro de la tabla, por tanto, toda la
información almacenada en un campo va a ser del mismo tipo (por ejemplo, un
campo puede ser el precio de un recibo, donde almacenará datos de tipo
monetario). En la intersección de los campos y las filas se encuentran las
celdas.
Los archivos de bases de
datos pueden tener muchas tablas y aunque se crean como elementos
independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar
datos de ellas mediante una consulta, formulario o informe.
Formularios:
Para facilitar su
almacenamiento, todos los datos que se introducen en una base de datos acaban
estando en una tabla. Es posible introducir información directamente en una
tabla, aunque ello resulte un poco incómodo. Lo normal es crear un formulario
especial en pantalla mediante el que se introducen los datos de una manera
sencilla y cómoda. La apariencia física de un formulario es parecida a una hoja
en la que se rellenan a mano los espacios en blanco, como por ejemplo una
solicitud de empleo. Access vincula los formularios a las tablas y almacena en
estas últimas la información que introduzca en los primeros.
Informes:
Mientras que los formularios
están pensados para su utilización en pantalla, los informes se han diseñado
para imprimirse. Son colecciones de datos con un formato específico organizadas
siguiendo sus especificaciones. Los informes se utilizan primordialmente para
presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada
para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basados en
los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien
para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas
postales.
Los informes pueden crearse
en cualquier momento, no es necesario planificarlos antes de crear la base de
datos.
Consultas:
Las consultas se utilizan
para localizar y recuperar los datos específicos que cumple unas determinadas
condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten, además
actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de
muy diversa índole con los datos almacenados en las tablas.
Macros:
Son la forma que brinda
Access para la automatización de la programación, Con ella el usuario puede
utilizar funciones predefinidas sin tener que hacerlas él mismo. Existe una
gran variedad de estas funciones y la combinación de las mismas aumenta el
poder de las macros. Las macros y módulos se utilizan para la creación de
funciones específicas y la personalización de un sistema.
Módulos:
Cuando un usuario ha
alcanzado cierto dominio sobre el manejo de una base de datos, probablemente
desea crear funciones de mayor complejidad. Para ello Access proporciona
opciones de programación, los módulos, que son rutinas de programación creadas
por el usuario y que pueden ser llamados para efectuar una acción específica.
Controles:
Los elementos en un
formulario o informe que presentan e imprimen los datos se llaman controles.
Con un control se pueden presentar datos en un campo, resultados de un cálculo,
palabras para el título, o bien, gráficas, dibujos u otros objetos, e incluso
otro formulario e informe. Un control se
puede colocar dentro de un formulario o informe.
Como resumen podemos decir
que la parte principal son las tablas que contienen los datos; de éstas se
obtienen las consultas. De las consultas y/o tablas se crean los formularios y
los informes. En cuanto a las macros y módulos, sirven de apoyo para realizar
funciones más especializadas.
Cómo
planificar la base de datos:
Antes
de crear una base de datos, debería hacerse las siguientes preguntas:
•
¿Qué datos deseo almacenar y cuál es la mejor
forma de hacerlo?
•
¿Cómo introduzco los datos relativos a mi
empresa o mi afición? Esto indica los formularios que va a necesitar.
•
De qué entidades nos interesa tener
almacenada información. Esto indica las tablas que va a necesitar.
•
¿Qué entidades están relacionadas con otras
dentro de nuestra base de datos? Nos indica las relaciones entre tablas a la
hora de realizar las consultas a la base de datos para obtener sólo la
información que nos interese.
•
¿Qué información de mi empresa o afición
deseo mostrar? Esto indica los tipos de informes que va a necesitar.
Normalizar
la base de datos:
Cuando
la organización de las tablas es deficiente, se dice que no está normalizada.
Hay ciertas reglas que indican cómo se deben almacenar las tablas en una base
de datos relacional. A estas reglas se las denomina de normalización de datos.
Las reglas más importantes de normalización son:
• Evitar
información repetida: Supongamos que desea tener almacenado los
registros de entrada y de salida que le llegan, y además desea incluir la
persona que lo envía. Si utilizara una sola tabla, tendría que repetir el
nombre del empleado cada vez que le llega un registro de la misma persona.
Además, un cambio en el nombre de un registro supondría buscar en todas las
transacciones el nombre de la persona a cambiar. Si cree que existe la
posibilidad de que en el futuro termine repitiendo datos en la tabla, piense
ahora cómo puede dividir la información que se repetirá en la misma.
• Evitar
repetición de datos: En ningún caso debemos tener dos valores
iguales en una tabla, todos los registros de una tabla deben ser siempre
distintos en por lo menos un campo. No obstante, cabe tener presente que todos
los campos entre dos registros de una misma tabla no tienen que ser
necesariamente distintos.
Limitaciones de una base de datos en Access.
Cuando se diseñe una base de
datos en Access se deberán tener en cuenta las siguientes limitaciones:
•
Una tabla podrá contener un máximo de 255
campos.
•
Una tabla podrá contener un máximo de 32
índices.
• Un índice de campo múltiple puede tener hasta
10 columnas. La suma de las longitudes de las columnas no puede exceder de 255
bytes.
• Un registro de una tabla, excluyendo campos
memo y objetos OLE, no puede exceder de 2 Kbytes aproximadamente.
• Un campo Memo puede almacenar hasta 1 Gbyte
de información, pero sólo serán visualizables desde formulario u hoja de datos
un campo memo con longitud superior a 32 Kbytes.
•
Un objeto OLE puede ser de hasta 1 Gbyte de
tamaño.
• No existe un límite sobre el número de
registros de una tabla, pero una base de Datos en Acess no puede ocupar más de
1Gbyte, por lo que para bases de datos más extensas habrá que crear varias y
efectuar vinculación entre ellas.
Actividad:
1. En la actividad anterior, se solicitó crear
una tabla con 15 productos. Ahora vas a
diseñar un formulario (diseño de una ventana para ingreso de datos) para
ingresar esos datos en la tabla. Piensa
que eres la persona encargada de ingresar esos datos a la tabla y vas a diseñar
un formulario con colores suaves, letra clara, posicionamiento de los datos con
fácil acceso, etc. Un ejemplo:
Notas:
1. Para los que trabajan desde la virtualidad, pueden
utilizar un programa como Paintbrush, Microsoft Word o Excel para realizar el
diseño y enviarlo al correo profecanotics@gmail.com
2. Para los que trabajan desde los módulos deben
dibujar físicamente el diseño que creó para el formulario. Se recomienda usar un cuaderno u hojas. Si es en hojas, es aconsejable que vaya
guardando los trabajos en una carpeta porque serán requeridos en actividades
posteriores. Deben enviar evidencia de
lo trabajado. Por favor, sea muy
creativo(a).
Guía
#1 Introducción a bases de datos
Introducción a las técnicas
de Bases de Datos.
El objetivo principal de las
bases de datos es el de unificar los datos que se manejan y los programas o
aplicaciones que los manejan. Anteriormente los programas se codificaban junto
con los datos, es decir, se diseñaban para la aplicación concreta que los iba a
manejar, lo que desembocaba en una dependencia de los programas respecto a los
datos, ya que la estructura de los ficheros va incluida dentro del programa, y
cualquier cambio en la estructura del fichero provocaba modificar y recompilar
programas. Además, cada aplicación
utiliza ficheros que pueden ser comunes a otras de la misma organización, por
lo que se produce una REDUNDANCIA de la información, que provoca mayor
ocupación de memoria, laboriosos programas de actualización (unificar datos
recogidos por las aplicaciones de los diferentes departamentos), e
inconsistencia de datos (no son correctos) si los datos no fueron bien
actualizados en todos los programas. Con
las bases de datos, se busca independizar los datos y las aplicaciones, es
decir, mantenerlos en espacios diferentes. Los datos residen en memoria y los
programas mediante un sistema gestor de bases de datos, manipulan la
información. El sistema gestor de bases de datos recibe la petición por parte
del programa para manipular los datos y es el encargado de recuperar la
información de la base de datos y devolvérsela al programa que la
solicitó. Cada programa requerirá de una
cierta información de la base de datos, y podrá haber otros que utilicen los
mismos datos, pero realmente residirán en el mismo espacio de almacenamiento y
los programas no duplicarán esos datos, si no que trabajarán directamente sobre
ellos concurrentemente. Aunque la estructura de la base de datos cambiara, si
los datos modificados no afectan a un programa específico, éste no tendrá por
qué ser alterado. Mediante estas técnicas de base de datos se pretende
conseguir a través del Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD):
• INDEPENDENCIA de los Datos: Cambios en la estructura de la Base
de Datos no modifican las aplicaciones.
• INTEGRIDAD de los Datos: Los datos han de ser siempre
correctos. Se establecen una serie de restricciones (reglas de validación)
sobre los datos.
• SEGURIDAD de los Datos: Control de acceso a los datos para
evitar manipulaciones de estos no deseadas.
Definición de Bases de
Datos.
Es una colección de datos
referentes a una organización estructurada según un modelo de datos de forma
que refleja las relaciones y restricciones existentes entre los objetos del
mundo real, y consigue independencia, integridad y seguridad de los datos.
Lo que debemos tener claro
es la diferencia entre Base de Datos y SGBD. La base de datos es el
almacenamiento donde residen los datos. El SGBD es el encargado de manipular la
información contenida en ese almacenamiento mediante operaciones de
lectura/escritura sobre la misma. Además, las bases de datos no sólo contendrán
las tablas (ficheros) de datos, sino que también almacenará formularios
(interfaces para edición de datos), consultas sobre los datos, e informes. El SGBD
se encargará de manipular esos datos, controlar la integridad y seguridad de
los datos, reconstruir y reestructurar la base de datos cuando sea necesario.
Definición de Modelo de
Datos.
Un modelo de datos es un
conjunto de CONCEPTOS y REGLAS que nos llevarán a poder reflejar la estructura
de datos y operaciones aplicables sobre ellos de un sistema informático.
Introducción al Modelo
Relacional.
Existen multitud de modelos
de datos aplicables para el diseño de bases de datos, pero el modelo relacional
es el más usado y extendido; actualmente los SGBD más implantados utilizan este
modelo de datos.
La representación gráfica de
este modelo es la TABLA.
Una tabla se compone de
FILAS y COLUMNAS. Las FILAS se corresponden con los REGISTROS y las columnas se
corresponden con los CAMPOS.
Un CAMPO será la unidad
mínima de información.
A partir de éste se formarán
los REGISTROS.
Para entender estos
conceptos partamos de un típico fichero de ALUMNOS. Cada una de las fichas
incluidas en él sería un registro y cada apartado de información (DNI, nombre,
apellidos, dirección, teléfono, …) que se rellena referente al alumno sería un
campo.
Como norma general, una
tabla siempre dispondrá de un campo o conjunto de ellos denominado CLAVE
PRIMARIA, que permitirá identificar de forma única cada registro de una tabla.
Se podrán aplicar INDICES sobre las tablas, lo que permitirá acceder a la información
más rápidamente. Las tablas las podremos RELACIONAR de forma que se evitará
redundancia de información y la información será más correcta. Estas relaciones
se establecerán entre uno o varios campos de una tabla (CLAVE AJENA) “contra”
la clave primaria de otra tabla, por lo que, una vez establecida la relación,
los valores que se introduzcan deberán existir en la tabla relacionada.
Actividad:
1. A partir de la teoría explicada en esta guía,
analiza un negocio cualquiera como puede ser una peluquería, un almacén de
ropa, una tienda de barrio, un taller de motos, etc. Imagínate que eres el administrador de ese
negocio y piensa en los datos que son importantes para ti. Construye una tabla similar a la que se
muestra en la última imagen donde aparezca el título del tipo de negocio
elegido y luego se describan 15 productos o servicios que se ofrezcan allí.
Notas:
1. Para los que trabajan desde la virtualidad, deben crear
el archivo desde Excel o algún otro programa y enviarlo al correo profecanotics@gmail.com
2. Para los que trabajan desde los módulos deben dibujar
físicamente la tabla solicitada. Se
recomienda usar un cuaderno u hojas. Si
es en hojas, es aconsejable que vaya guardando los trabajos en una carpeta
porque serán requeridos en actividades posteriores. Deben enviar evidencia de lo trabajado. Por favor, sea muy creativo(a).